Adquisiciones directas SAP en apsolut
La forma más sencilla de digitalizar la adquisición de materiales directos para productos altamente técnicos
La rutina diaria en la contratación directa
En la práctica, la adquisición directa de materiales es un proceso largo y complejo. Identificación de la demanda, notificación de la demanda, cobertura de la demanda, contratos, pedidos, pagos y más: todo el proceso de compra a menudo no se integra en un sistema homogéneo y transparente, lo que genera un mayor esfuerzo manual y falta de transparencia dentro de los departamentos y entre colegas.
Una de las partes más importantes de la Compras Directa es el Aprovisionamiento Directo de Materiales, ya que identifica a los proveedores interesados que posteriormente influirán directamente en la calidad y producción de los productos.
¿Qué es el abastecimiento directo de materiales?
El Aprovisionamiento Directo de Materiales forma parte de la Compras Directa y se centra en la planificación y adquisición de materiales que no se producen o que se deben obtener externamente debido a consideraciones de fabricación o compra. En la práctica, este proceso suele ser lento y poco transparente. Hay que seleccionar proveedores, probar prototipos, garantizar la calidad, comparar precios, comunicarse con los proveedores y mucho más. A continuación, se pasa a la fase de licitación y a la comparación de ofertas.
Este puede ser un proceso elaborado con muchas preguntas y decisiones sin respuesta:
- ¿Puede el proveedor A suministrarme la cantidad adecuada de materiales durante los próximos 5 años?
- ¿Las especificaciones o diseños de mis productos cambian con frecuencia?
- ¿En qué se diferencian las condiciones de los proveedores A y B?
- ¿Tengo disponible el plano/lista de materiales válido y actual?
- ¿Conozco la evolución del precio de las materias primas en mi grupo de materiales?
- El proveedor C también puede entregar, pero sólo a partir de la fecha X.
- ¿Cómo puedo garantizar el uso y seguimiento de los contratos celebrados con los proveedores?
¿Conoce estas ideas y procedimientos? La complejidad de la integración en todo el proceso de compras y contrataciones provoca interrupciones y reduce la eficiencia del proceso. Es necesario almacenar información diversa de forma transparente y clara, para que, incluso en el futuro, se pueda rastrear el motivo de cada decisión y garantizar la auditabilidad. Quizás sus productos también estén sujetos a ciertos procesos de aprobación o directrices especiales. Y, especialmente con productos altamente técnicos, es fundamental mantener los estándares y la calidad. La premisa suele ser la misma: no hay que encontrar al proveedor más barato, sino al adecuado.
Desafíos en el proceso de Compras Directas SAP
Las empresas de fabricación que utilizan SAP a menudo todavía realizan sus compras directas de forma manual mediante Excel y correo electrónico, o utilizan otras soluciones de software que deben integrarse con SAP , lo que requiere mucho tiempo.
Es posible que ya esté utilizando una plataforma central, pero es muy probable que no esté integrada de extremo a extremo en el panorama de su sistema, y sus datos probablemente no se almacenen de manera uniforme y, por lo tanto, no sean comparables.
Cada oferta se configura de forma diferente. Existen diferentes estructuras, formatos de archivo, nombres y más. En resumen, se requiere un gran esfuerzo para generar una comparación completa y transparente de una amplia variedad de ofertas de proveedores.
¿Te suena familiar este escenario?
Hay que comparar las ofertas manualmente, crear una visión general y entregarla como plantilla de decisión de forma comprensible.
Para nuevos desarrollos con nuevos proveedores, este es un desafío que consume mucho tiempo y genera nerviosismo.
Pero incluso con los proveedores existentes, es necesario renegociar ampliamente los contratos debido a cambios en los índices de las materias primas subyacentes, variaciones en el tipo de cambio o vencimiento de contratos.
Requisitos legales en el proceso de contratación directa
Los nuevos requisitos legales, como la Ley de Obligaciones de Abastecimiento de la Cadena de Suministro, también plantean nuevos desafíos para los compradores directos de materiales:
- ¿Su proveedor presta atención a la protección del clima?
- ¿Existe la suposición de que podrían estar utilizando mano de obra infantil o no eliminando sustancias nocivas de manera adecuada?
Todos estos factores se añaden a las ofertas puras como parámetros relevantes para la comparación y dificultan la comparación tanto cuantitativa como cualitativa de los proveedores.
Al mismo tiempo, hay información de inteligencia artificial, así como datos de proveedores externos (Ecovadis, D&B, Creditrefom y muchos más) que hacen que la evaluación de los proveedores sea aún más fácil, ya sean datos de riesgo o incluso eventos geopolíticos que puedan influir en la entrega.
Pero ¿ha encontrado realmente el proceso más eficiente y transparente para su empresa?
Por qué es importante la colaboración para la contratación directa
- ¿Cómo pueden mis compañeros seguir mi trabajo, si cambio de área de trabajo o incluso abandono espontáneamente?
- ¿Disponen los demás empleados de todos los datos de contacto, información, ofertas anteriores y condiciones negociadas o contratos con proveedores?
- ¿Qué tan integrados están todos los actores clave en los procesos?
- ¿Cómo puede garantizar que sus colegas puedan continuar su trabajo sin demora?
- ¿Cómo garantizar los requisitos de cumplimiento necesarios?
Con base en estas preguntas, se puede observar que la transparencia, la colaboración y el cumplimiento normativo son pilares fundamentales en las compras. El objetivo debe ser estandarizar y documentar los procesos altamente manuales, para que todas las partes interesadas puedan ver el estado actual en cualquier momento. Una forma de garantizar esto es crear un entorno de sistemas lo más homogéneo posible para que los datos se transfieran automáticamente a los departamentos correspondientes.
Soluciones para Compras Directas con SAP
Con su último producto, SAP Product Sourcing Suite, SAP ha iniciado una revolución en la adquisición directa.
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