SAP Direct Procurement at apsolut

Wie Sie den Einkauf von Direktmaterial für hochtechnische Produkte möglichst einfach digitalisieren

Der Alltag im Direct Procurement

Die Beschaffung von Direktmaterial ist in der Praxis ein langwieriger und komplexer Prozess, der sich über einen langen Zeitraum strecken kann. Bedarfserkennung, -anmeldung, -deckung, Verträge, Bestellungen, Bezahlung und mehr: Der komplette Einkaufsprozess ist oft nicht in einer homogenen und transparenten Systemlandschaft abgebildet, sodass es vermehrt manuellen Aufwand und fehlende Transparenz innerhalb von Abteilungen und zwischen Kollegen gibt.

Einer der wichtigsten Teile von Direct Procurement ist das Direct Material Sourcing, da hier die Lieferanten-Stakeholder ermittelt werden, die später die Qualität und Produktion der Produkte direkt beeinflussen.

Was ist Direct Material Sourcing?

Direct Material Sourcing ist Teil der Direktbeschaffung und fokussiert sich auf die Planung und Beschaffung von Materialien, die Sie nicht selbst produzieren oder aus Make-or-Buy-Erwägungen fremdbezogen werden müssen. Dies ist in der Praxis oft ein aufwendiger und wenig transparenter Prozess. Sie müssen Lieferanten auswählen, Prototypen testen, Qualitäten sicherstellen, Preise vergleichen, mit Lieferanten kommunizieren und vieles mehr. Dann geht es in die Ausschreibungsphase und zum Vergleichen von Angeboten.

Das kann ein aufwendiger Prozess mit vielen offenen Fragen und Entscheidungen sein:

Kann Lieferant A mir über die nächsten 5 Jahre die passende Menge an Materialien liefern?
Ändern sich bei meinen Produkten häufig die Spezifikation oder das Design?
Wie unterscheiden sich die Konditionen von Lieferant A und B?
Habe ich die gültige und aktuelle Zeichnung/Stückliste verfügbar?
Kenne ich die Rohstoffpreisentwicklung in meiner Warengruppe?
Auch Lieferant C kann liefern, aber erst ab Datum x.
Wie sichere ich die Nutzung und das Monitoring der abgeschlossenen Verträge mit Lieferanten?

Kennen Sie diese Gedanken und Vorgehensweisen? Die Komplexität der Integration im gesamten Beschaffungs- und Vertragsprozess führt zu Unterbrechungen und behindert die Prozesseffizienz. Diverse Informationen müssen transparent und übersichtlich festgehalten werden, damit auch weit in der Zukunft noch nachvollzogen werden kann, warum welche Entscheidung getroffen wurde, und die Revisionssicherheit gewährleistet bleibt. Vielleicht unterliegen Ihre Produkte auch bestimmten Genehmigungsprozessen oder besonderen Richtlinien. Und gerade bei hochtechnischen Produkten müssen Standards und Qualitäten eingehalten werden. Es gilt oft die Prämisse: Nicht der günstigste Lieferant muss gefunden werden, sondern der Richtige.

Herausforderungen im SAP Direct Procurement Prozess

Produzierende Unternehmen, die SAP verwenden, führen Ihre Direktbeschaffung aktuell oft noch manuell mittels Excel und E-Mail durch oder nutzen andere Softwarelösungen, die überaus aufwendig mit SAP verknüpft werden müssen. Vielleicht nutzen Sie bereits eine zentrale Plattform, aber die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass diese nicht End-zu-End in Ihre Systemlandschaft integriert ist und Ihre Daten wahrscheinlich nicht einheitlich abgelegt und somit nicht vergleichbar sind.

Jedes Angebot ist anders aufgebaut, es gibt unterschiedliche Strukturen, Dateiformate, Benennungen und mehr. Kurz gesagt: Ein umfangreicher Arbeitsaufwand, um einen vollständigen und transparenten Vergleich verschiedenster Lieferantenangebote zu erzeugen.

Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor?

Sie müssen die Angebote manuell vergleichen, eine Übersicht herstellen und diese nachvollziehbar als Entscheidungsvorlage übergeben. Bei Neuentwicklungen mit neuen Lieferanten ist das eine zeitaufwendige und nervenaufreibende Herausforderung.

Aber auch bei Bestandslieferanten sind umfangreiche Neuverhandlungen von Verträgen aufgrund von Änderungen der zugrunde liegenden Rohstoffindizes, Wechselkursänderungen oder des Vertragsablaufs notwendig.

Gesetzliche Anforderungen beim Direct Procurement Prozess

Auch neue gesetzliche Vorgaben wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz stellt den Einkäufer für Direktmaterialien vor neue Herausforderungen:

Achtet Ihr Lieferant auf den Klimaschutz?
Gibt es Annahmen, dass dieser vielleicht Kinderarbeit betreibt oder schädliche Stoffe nicht fachgerecht entsorgt?

All diese Faktoren kommen neben den reinen Angeboten als vergleichsrelevante Parameter noch hinzu und erschweren einen quantitativ sowie qualitativen Vergleich der Anbieter.

Gleichzeitig gibt es Informationen aus künstlicher Intelligenz sowie Daten von Drittanbietern (Ecovadis, D&B, Creditrefom, uvm.), die das Bewerten von Lieferanten noch einfacher machen – seien es Risikodaten oder auch geopolitische Geschehnisse, die die Lieferung verändern können.

Aber haben Sie hier wirklich schon den effizientesten und transparentesten Prozess für Ihr Unternehmen gefunden?

Warum Collaboration für das Direct Procurement wichtig ist

Wie können meine Kollegen meine Arbeit nachvollziehen, wenn ich den Arbeitsbereich wechsle oder gar spontan ausfallen?
Haben auch andere Mitarbeiter alle Kontaktdaten, Informationen, bisherige Angebote und die verhandelten Konditionen oder Verträge für die Lieferanten verfügbar?
Wie integriert sind alle wichtigen Stakeholder in den Prozessen?
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Kollegen Ihre Arbeit fortführen können, ohne dass es einen Zeitverzug gibt?
Wie sichern Sie notwendige Compliance-Vorgaben?

Anhand dieser Fragen erkennen Sie, dass Transparenz, Collaboration und Compliance wichtige Bausteine im Einkauf sind. Das Ziel muss es sein, höchst manuelle Prozesse zu standardisieren und zu dokumentieren, damit alle Stakeholder jederzeit den aktuellen Stand einsehen können. Ein Weg, um dies zu gewährleisten, ist eine möglichst homogene Systemlandschaft zu schaffen, damit Daten automatisiert an die richtigen Abteilungen übergeben werden.

Lösungen für Direct Procurement mit SAP

Die SAP hat mit ihrem neusten Produkt SAP Product Sourcing Suite eine Revolution in der Direktbeschaffung angestoßen.

Hier erfahren Sie mehr: SAP Product Sourcing Suite

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