Die Pandemie, der Krieg in der Ukraine und die Blockade des Suezkanals haben uns deutlich vor Augen geführt, welche geschäftlichen Einschränkungen sich aus gestörten Lieferketten ergeben können. Eine Lösung, die Einkaufsabteilungen dabei unterstützt, im Unternehmen eine strategisch wichtige Rolle zu übernehmen, um die Widerstandsfähigkeit gegenübersolcher Störungen zu stärken, ist die Cloud. Sie bei der Beschaffung klug einzusetzen, spart Zeit und Kosten. Ein gutes Beispiel dafür ist die Firma Mahle, die die SAP-Plattform Ariba zur Optimierung des Einkaufs eingeführt hat.

Zurückhaltung beim digitalen Einkauf

McKinsey zufolge verfügen nur 17 Prozent der polnischen Firmen über einen definierten Lieferantenmanagementprozess. Außerdem suchen die meisten Einkäufer nicht aktiv nach neuen Lieferanten. Dazu kommt, dass die Pandemie, der Krieg in der Ukraine und die Inflation die Rolle der Einkaufsabteilungen verändert. Sie sind nicht nur für Kostensenkungen verantwortlich, sondern übernehmen in Unternehmen auch eine strategische Rolle bei der Stärkung ihrer Widerstandskraft gegenüber derartigen Störungen.

Wie aus den Daten von McKinsey hervor geht, geben 80 Prozent der Firmen an, in die Digitalisierung des Einkaufs zu investieren, aber nur wenige Unternehmen in Polen gehen eine Transformation in diesem Bereich strategisch an. Die meisten konzentrieren sich auf die Digitalisierung einzelner Prozesse. Außerdem nutzen die untersuchten Unternehmen die von ihnen eingeführten digitalen Plattformen nur für 55 Prozent der Beschaffungsaktivitäten. Das bedeutet, dass die polnische Wirtschaft das Digitalisierungspotential bei der Beschaffung nur unzureichend nutzt.

Und aus dem Bericht „A digital journey into the clouds: managers on the cloud in Poland and the CEE region“ geht hervor, dass nur 44 % der polnischen Unternehmen Cloud-Lösungen zur Optimierung der Beschaffungsprozesse nutzen. Das liegt 2 Prozentpunkte unter dem für die mittel- und osteuropäischen Länder (MOEL) im Rahmen der durch SAP beauftragten Untersuchung ermittelten Durchschnitt.

Mahle setzt bei den Beschaffungsprozessen auf die Cloud

Ein Beispiel, das sich positiv von der Masse abhebt, ist die Firma Mahle. Als führender globaler Entwicklungspartner der Automobilbranche bietet Mahle einzigartige Lösungen im Bereich Motoren, Filter, Elektrik/Mechatronik und Kühlsysteme an. Das Unternehmen generiert einen Jahresumsatz von 12 Mrd. EUR und beschäftigt weltweit rund 80.000 Mitarbeiter. Mahle fertigt die Automobilteile in 160 Werken, unter anderem auch in Krotoszyn (Krotoschin) und in Ostrów Wielkopolski (Ostrowo). Zudem unterhält das Unternehmen in Polen ein Forschungs- und Entwicklungszentrum sowie ein Shared Services Center.

„Aufgrund seiner dynamischen Marktexpansion verfügt Mahle aktuell über eine umfangreiche Einkaufsorganisation und über eine komplexe Infrastruktur aus SAP-Systemen. Darauf aufbauend entschloss sich das Unternehmen für die Realisierung des Projekts MORE, mit dem Ziel die Prozesse zu vereinheitlichen und in S/4 HANA und die Cloud zu migrieren. Mahle legt Wert auf die Standardisierung seiner Geschäftsprozesse, ihre Harmonisierung und die Globalisierung der Einkaufsabteilungen", sagt Dominika Bednarz, NPM IT Lead Ariba bei Mahle.

Sie betont, dass SAP Ariba und die zentrale Beschaffung dem Unternehmen die Einführung eines einzigen zentralen Beschaffungsprozesses ermöglicht haben, der sowohl eine sehr komplexe Organisationsstruktur als auch eine komplexe IT-Infrastruktur berücksichtigt. Dank der Cloud-Lösungen können die Einkäufer den gesamten Beschaffungsprozess über nur eine einzige standardisierte Schnittstelle überblicken.

„Dank der einfachen Implementierung der Ariba-Systeme von SAP konnten wir unsere alten Systeme sehr schnell ablösen und von den geringeren Lizenzkosten für die On-Premise-Lösungen profitieren. Gleichzeitig können unsere Lieferanten effektiv und effizient mit uns zusammenarbeiten und die Cloud-Plattform SAP Ariba Network nutzen", berichtet Dominika Bednarz.

An der Piloteinführung von SAP Ariba Network waren Dutzende Schlüssellieferanten von Mahle beteiligt und in Zukunft werden mehr als 6000 Geschäftspartner des Unternehmens das System nutzen. Bereits jetzt nutzen bei Mahle  20.000 Mitarbeiter SAP Ariba aktiv. Die effektive Implementierung des neuen Systems in Polen und in der Slowakei ermöglichte es uns, die erforderlichen Funktionen im globalen Maßstab einzuführen.

Weitere Expansion in der Cloud

„Die Implementierung von SAP Ariba bei Mahle war so erfolgreich, weil sie so einfach war Wir konnten sehr schnell Wissen von unserem Implementierungspartner, apsolut, übernehmen und alle erforderlichen Lösungen an über 10 Standorten auf der ganzen Welt einführen", betont Bednarz.

Die ehrgeizigen Entwicklungspläne von Mahle beschränken sich aber nicht nur auf die Einführung der aktuell verwendeten SAP-Ariba-Lösungen in weiteren Ländern, sondern umfassen auch die Erweiterung der Palette an Cloud-Lösungen zur Optimierung der durch SAP und apsolut angebotenen Beschaffungsprozesse. Laut einer Vertreterin des Unternehmens möchte Mahle seine IT-Infrastruktur und Kostenstruktur durch die Migration alter Systeme in die Cloud weiter optimieren.

„Eine Pandemie, ein nicht befahrbarer Suezkanal, der Ukrainekrieg  – die letzten Jahre haben gezeigt, dass man sich bei instabilen Lieferketten nicht nur auf bewährte Geschäftspartner verlassen kann. Für eine erhöhte Widerstandskraft in unruhigen Zeiten ist eine flexible Community, die eine schnelle Reaktion ermöglicht, wenn ein bewährter Lieferant oder Transportkanal ausfällt, unerlässlich. Genau diese Business Community in der Cloud entwickelt SAP durch die Vernetzung von Lieferanten, Einkäufern und Frachtführern aus allen Wirtschaftsbereichen im SAP Business Network. Indem wir die Beschaffungsprozesse optimieren und Unternehmen bei ihrer Suche nach neuen Lieferanten unterstützen, schaffen wir gemeinsam einen echten Mehrwert für die globale Wirtschaft", sagt Dorota Zaremba, stellvertretende Geschäftsführerin von SAP Polska.